Procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tzw. Procedura AML) generalna dla grupy AUDIT
§1 Słownik użytych pojęć
1. Ilekroć w niniejszej Procedurze zostaną wykorzystane poniższe definicje lub zwroty, należy nadawać im następujące znaczenie:
1) Beneficjent rzeczywisty - rozumie się przez to każdą osobę fizyczną sprawującą bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każdą osobę fizyczną, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna, w tym:
a) w przypadku osoby prawnej innej niż spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymogom ujawniania informacji wynikającym z przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadających im przepisów prawa państwa trzeciego:
− osobę fizyczną będącą udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,
− osobę fizyczną dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
− osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji, lub które łącznie dysponują więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
− osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną poprzez posiadanie uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217), lub
− osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w tiret pierwszym–czwartym oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
b) w przypadku trustu:
− założyciela,
− powiernika,
− nadzorcę, jeżeli został ustanowiony,
− beneficjenta lub – w przypadku gdy osoby fizyczne czerpiące korzyści z danego trustu nie zostały jeszcze określone – grupę osób, w których głównym interesie powstał lub działa trust,
− inną osobę sprawującą kontrolę nad trustem,
− inną osobę fizyczną posiadającą uprawnienia lub wykonującą obowiązki równoważne z określonymi w tiret pierwszym–piątym,
c) w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, wobec której nie stwierdzono przesłanek lub okoliczności mogących wskazywać na fakt sprawowania kontroli nad nią przez inną osobę fizyczną lub osoby fizyczne, przyjmuje się, że taka osoba fizyczna jest jednocześnie beneficjentem rzeczywistym;
2) Kancelaria – podmioty będące jednostkami obowiązanymi w ramach grupy podmiotów powiązanych tzw. Grupa AUDIT:
Kancelaria Podatkowa AUDIT sp. z o.o.
Auditplus sp. z o.o.
Auditplus Solutions sp. z o.o.
Bizleader sp. z o.o.
The Way Consulting sp. z o.o.
Kancelaria Doradcy Podatkowego I Biegłego Rewidenta Auditing Center Monika Iwaniec
3) Członek rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne:
a) małżonek lub osoba pozostająca we wspólnym pożyciu z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne,
b) dziecko osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne i jego małżonek lub osoba pozostająca we wspólnym pożyciu,
c) rodzice osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne;
4) GIFF – Generalny Inspektor Informacji Finansowej;
5) Klient – osoba fizyczna, w tym osoba prowadząca działalność gospodarczą, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej albo osoba prawna, której Kancelaria świadczy Usługę,
6) Ocena ryzyka – ocena Ryzyka, na jakie narażone jest Kancelaria w związku ze świadczoną Usługą,
7) Osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne (PEP) - osoba należąca do grup osób, z wyłączeniem grup stanowisk średniego i niższego szczebla, zajmujących znaczące stanowiska publiczne lub pełniące znaczące funkcje publiczne, w tym:
a) szefowie państw, szefowie rządów, ministrowie, wiceministrowie oraz sekretarze stanu,
b) członkowie parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych,
c) członkowie organów zarządzających partiami politycznymi,
d) członkowie sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje nie podlegają zaskarżeniu, z wyjątkiem trybunałów nadzwyczajnych,
e) członkowie trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych,
f) ambasadorowie, chargés d’affaires oraz wyżsi oficerowie sił zbrojnych,
g) członkowie organów administracyjnych, zarządczych lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych, spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych,
h) dyrektorzy, zastępcy dyrektorów oraz członkowie organów organizacji międzynarodowych lub osoby pełniące równoważne funkcje w tych organizacjach,
i) dyrektorzy generalni w urzędach naczelnych i centralnych organach państwowych oraz dyrektorzy generalni urzędów wojewódzkich,
j) inne osoby zajmujące stanowiska publiczne lub pełniące funkcje publiczne w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej;
8) Osoba znana jako bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne:
a) osoba fizyczna będąca beneficjentem rzeczywistym osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustów wspólnie z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne lub utrzymujące z taką osobą inne bliskie stosunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
b) osoba fizyczna będąca jedynym beneficjentem rzeczywistym osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustu, o których wiadomo, że zostały utworzone w celu uzyskania faktycznej korzyści przez osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne;
9) Procedura – oznacza niniejszą Procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wraz ze wszystkimi Załącznikami, w najnowszym brzmieniu;
10) Relacje – czynności prawne lub faktyczne pomiędzy Biurem rachunkowym a Klientem, w tym Usługa i inne stosunki gospodarcze, o których mowa w art. 2 ust. 2 pkt 20 ustawy AML, Transakcje okazjonalne, zawierane umowy, dostawa towarów, świadczenie usług, przyjmowanie i dokonywanie płatności, jak również wszelkie informacje i dane, które Kancelaria uzyskuje w związku z ww. czynnościami,
11) Ryzyko – ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
12) Transakcja okazjonalna – czynność prawna lub faktyczna pomiędzy Biurem rachunkowym a Klientem, która nie stanowi elementu Usługi,
13) Usługa – usługa świadczona przez Kancelaria dla Klienta, której przedmiotem jest prowadzenie ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów, ewidencji do celów podatku od towarów i usług lub innych podobnych ewidencji do celów podatkowych, obsługa kadrowo-płacowa lub sporządzanie deklaracji i informacji podatkowych,
14) Ustawa AML – ustawa z dnia 1 marca 2018 r. - o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2018 r. poz. 723 ze zm.),
15) Wartości majątkowe – prawa majątkowe lub inne mienie ruchome lub nieruchomości, środki płatnicze, instrumenty finansowe w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, inne papiery wartościowe, wartości dewizowe oraz waluty wirtualne.
§2 Działania mające na celu ograniczenie Ryzyka i właściwego zarządzania zidentyfikowanym Ryzykiem
1. Kancelaria podejmuje działania w celu ograniczenia Ryzyka i właściwego zarządzania zidentyfikowanym Ryzykiem, podejmując działania wynikające z niniejszej Procedury. Każda ze spółek i działalności w ramach GRUPY AUDIT przyjęła jednolite zasady generalne ujęte w niniejszej Procedurze.
2. Kancelaria opracowuje i aktualizuje Ocenę ryzyka.
3. Kancelaria, przed rozpoczęciem świadczenia Usługi nowemu Klientowi, przed przeprowadzeniem Transakcji okazjonalnej z Klientem lub w stosunku do aktualnych Klientów, a to z legitymacji prawnej wynikającej z ustawy z dnia 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw, stosuje następujące środki bezpieczeństwa finansowego, w szczególności poprzez:
1) identyfikacje i weryfikacje tożsamości Klienta;
2) identyfikacje i weryfikacje tożsamości Beneficjenta rzeczywistego;
3) identyfikacje i weryfikacje tożsamości osób upoważnionych do działania w imieniu Klienta;
4) weryfikacje umocowania osób, o których mowa w lit. c, do działania w imieniu Klienta;
5) ustalanie, czy osoba, o której mowa w lit. a, zajmuje eksponowane stanowisko polityczne, jest członkiem rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne lub osobą znaną jako bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne;
6) ustalanie, czy osoby, o których mowa w lit. b, zajmuje eksponowane stanowisko polityczne, jest członkiem rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne lub osobą znaną jako bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne;
7) gromadzenie informacji o prowadzonej przez Klienta działalności, w tym rodzaju i zakresie tej działalności oraz jej celu oraz monitoruje i ocenia stosunki gospodarcze z Klientem zgodnie z ust. 5;
8) weryfikacje, czy nawiązanie współpracy z nowym Klientem wymaga aktualizacji Oceny ryzyka;
4. Kancelaria aktualizuje Ocenę ryzyka w przypadku, gdy weryfikacja, o której mowa w ust. 3 list. g, wskazuje na konieczność takiego działania.
5. Kancelaria w trakcie współpracy z Klientem na bieżąco monitoruje:
1) swoje Relacje z Klientem, rozpoznając i oceniając Ryzyko,
2) Relacje Klienta z jego kontrahentami, rozpoznając i oceniając Ryzyko.
6. Kancelaria zapewnia udział osób, które w jego imieniu są zaangażowane w Relacje z Klientem, w systematycznych, organizowanych nie rzadziej niż raz na 18 miesięcy, szkoleniach dotyczących aktualnych zagadnień z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu lub, w przypadku uczestniczenia tych osób w szkoleniach z przedmiotowego zakresu poza formami zapewnionymi przez Kancelaria i przedłożeniu stosownego certyfikatu, dopuszcza zwolnienie tych osób z obowiązku odbycia szkolenia.
7. Kancelaria raportuje do GIIF o przypadkach, w których zostaje rozpoznane podejrzenie przestępstwa prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.
8. Kancelaria odstępuje od Relacji z Klientem, podejmując w tym celu wszelkie niezbędne czynności prawne i faktyczne, w przypadku braku możliwości zastosowania środka bezpieczeństwa finansowego.
9. Kancelaria wyznacza osoby, które odpowiadają za:
1) wdrożenie i realizację zasad dotyczących działań określonych w ust. 1 do 8;
2) zapewnienie zgodności działalności Biura rachunkowego oraz jego pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz tego Biura rachunkowego z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w niniejszej procedurze.
10. Wzór Oceny ryzyka stanowi Załącznik do Procedury.
§3 Zasady rozpoznawania Ryzyka i jego oceny
1. Kancelaria rozpoznaje Ryzyko związane z Relacjami, biorąc pod uwagę następujące okoliczności:
1) forma prawna prowadzonej działalności gospodarczej przez Klienta;
2) państwo rezydencji Klienta i jego Beneficjenta rzeczywistego, w szczególności, czy Klient i jego Beneficjent rzeczywisty jest:
a) rezydentem Rzeczypospolitej Polskiej,
b) rezydentem innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG),
c) rezydentem państwa trzeciego określanego przez wiarygodne źródła jako państwo o niskim poziomie korupcji lub innej działalności przestępczej,
d) rezydentem państwa trzeciego, w którym według danych pochodzących z wiarygodnych źródeł obowiązują przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
e) osobą z państwa trzeciego wysokiego ryzyka,
f) osobą z państwa określanego przez wiarygodne źródła jako państwo o wysokim poziomie korupcji lub innego rodzaju działalności przestępczej, państwa finansującego lub wspierającego popełnianie czynów o charakterze terrorystycznym, lub z którym łączona jest działalność organizacji o charakterze terrorystycznym,
g) osobą z państwa, w stosunku do którego Organizacja Narodów Zjednoczonych lub Unia Europejska podjęły decyzję o nałożeniu sankcji lub szczególnych środków ograniczających;
3) historia Klienta w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych, Krajowym Rejestrze Sądowym, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub w odpowiednim zagranicznym rejestrze publicznym, w tym okres prowadzonej działalności przez Klienta z uwzględnieniem zmian własnościowych;
4) wysokość kapitału zakładowego, jeżeli jest przewidziany przepisami prawa, w relacji do rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności;
5) historia Klienta w Wykazie podatników, o których mowa w art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w tym ustalenie, czy dokonano rejestracji, nie dokonano rejestracji, wykreślono z rejestru lub przywrócono Klienta jako podatnika VAT;
6) narodowość udziału własnościowego Klienta, g. narodowość beneficjenta rzeczywistego Klienta;
7) publiczny charakter udziału własnościowego Klienta i jego beneficjenta rzeczywistego;
8) powiązania Klienta z innymi podmiotami;
9) okoliczność, czy występuje nietypowa lub nadmiernie złożona struktura własnościowa Klienta, biorąc pod uwagę rodzaj i zakres prowadzonej przez niego działalności gospodarczej;
10) branża, w której Klient prowadzi działalność, poprzez jej identyfikację (klasyfikację poprzez numer KDP – Kod Działalności Przeważającej) oraz weryfikację rozpoznanego Ryzyka dla danego rodzaju działalności;
11) rodzaj produktów, towarów i usług oraz sposobów ich dystrybucji;
12) rozmiar prowadzonej lub planowanej przez Klienta działalności, w tym kwoty przychodów, kosztów, zysków, Wartości majątkowych, w tym środków pieniężnych zgromadzonych poza rachunkami bankowymi oraz sumy bilansowej – z ostatnich 3 lat obrotowych, a w przypadku nowej działalności – w perspektywie najbliższego roku obrotowego;
13) obszar geograficzny, w którym działa Klient, w tym rodzaj odpowiadających temu transakcji wraz z ustaleniem, czy Klient realizuje obrót krajowy, zagraniczny lub obrót międzynarodowy;
14) cel, regularność i czas trwania współpracy z Klientem;
15) sposób kontaktów z Klientem, w tym osobisty czy zdalny;
16) wizytacja w siedzibie Klienta;
17) strona internetowa Klienta;
18) historia zawodowa Klienta sprzed rozpoczęcia działalności;
19) okoliczność, czy Klient, jego beneficjent rzeczywisty lub osoba działająca w imieniu Klienta są ujęci na listach ogłaszanych przez GIIF na podstawie rezolucji Rady Bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych wydanych na podstawie rozdziału VII Karty Narodów Zjednoczonych, dotyczących zagrożeń dla międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa spowodowanych aktami terrorystycznymi, w szczególności na listach, o których mowa w pkt 3 rezolucji 2253 (2015) Rady Bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych lub w pkt 1 rezolucji 1988 (2011) Rady Bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych oraz innych listach prowadzonych przez GIIF;
20) okoliczność, czy Klient lub jego beneficjent rzeczywisty jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, członkiem jej rodziny lub osobą znaną jako bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne;
21) okoliczność, czy Klient jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, których działalność służy do przechowywania aktywów osobistych;
22) okoliczność, czy Klient jest spółką, w której wydano akcje na okaziciela, której papiery wartościowe nie są dopuszczone do obrotu zorganizowanego, lub spółką, w której prawa z akcji lub udziałów są wykonywane przez podmioty inne niż akcjonariusze lub udziałowcy;
23) okoliczność czy przedmiot prowadzonej przez Klienta działalności gospodarczej obejmuje przeprowadzanie znacznej liczby lub opiewających na wysokie kwoty transakcji gotówkowych;
24) okoliczność czy Klient korzysta z usług lub produktów oferowanych w ramach bankowości prywatnej;
25) okoliczność czy Klient korzysta z usług lub produktów sprzyjających anonimowości lub utrudniających jego identyfikację, w tym z usługi polegającej na tworzeniu dodatkowych numerów rachunków oznaczanych powiązanych z posiadanym rachunkiem, w celu ich udostępniania innym podmiotom do identyfikacji płatności lub zleceniodawców tych płatności;
26) czy w kontaktach z Biurem rachunkowym uczestniczą osoby nieznane lub niepowiązane z Klientem podmioty trzecie transakcji, których beneficjentem jest Klient;
27) czy Klient prowadzi działalność, w ramach której oferuje produkty lub usług przy wykorzystaniu nowych kanałów dystrybucji;
28) czy Klient prowadzi działalność związaną z ropą naftową, bronią, metalami szlachetnymi, produktami tytoniowymi, artefaktami kulturowymi, kością słoniową, gatunkami chronionymi lub innymi przedmiotami o znaczeniu archeologicznym, historycznym, kulturowym i religijnym lub o szczególnej wartości naukowej;
29) czy Klient jest obywatelem państwa trzeciego i ubiega się o prawo pobytu lub obywatelstwo w państwie członkowskim w zamian za transfery kapitałowe, nabycie nieruchomości lub obligacji skarbowych lub inwestycje w podmioty o charakterze korporacyjnym w danym państwie członkowskim;
30) inne cechy i znaki szczególne Klienta lub osób działających w jego imieniu, w tym Beneficjenci rzeczywiści, które mogą świadczyć o:
a) związkach z państwami innymi niż państwo członkowskie Unii Europejskiej lub państwo członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, lub państwo trzecie określane przez wiarygodne źródła jako państwo o niskim poziomie korupcji lub innej działalności przestępczej lub w którym według danych pochodzących z wiarygodnych źródeł obowiązują przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu odpowiadające wymogom wynikającym z przepisów Unii Europejskiej z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
b) przestępczej działalności Klienta, osób działających w jego imieniu lub Beneficjentów rzeczywistych w przeszłości.
2. Poziom rozpoznanego Ryzyka zgodnie z ust. 1 podlega następującej klasyfikacji:
1) wysokie Ryzyko;
2) średnie Ryzyko;
3) niskie Ryzyko.
3. Kancelaria dokumentuje rozpoznane Ryzyko związane z Relacjami oraz jego ocenę, uwzględniając czynniki określone w ust. 1, w formie pisemnej lub elektronicznej, z uwzględnieniem wskazań wyrażonych w ust. 4, 5 i 6.
4. O niższym ryzyku prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu może świadczyć w szczególności:
1) to, że Klient jest jednostką sektora finansów publicznych, o której mowa w art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305);
2) to, że Klient jest przedsiębiorstwem państwowym albo spółką z większościowym udziałem Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub ich związków;
3) to, że Klient jest spółką, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymogom ujawniania informacji o jej beneficjencie rzeczywistym wynikającym z przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadającym im przepisom prawa państwa trzeciego, albo spółką z większościowym udziałem takiej spółki;
4) to, że Klient jest rezydentem państwa członkowskiego;
5) to, że Klient jest rezydentem państwa trzeciego określanego przez wiarygodne źródła jako państwo o niskim poziomie korupcji lub innej działalności przestępczej;
6) to, że Klient jest rezydentem państwa trzeciego, w którym według danych pochodzących z wiarygodnych źródeł obowiązują przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu odpowiadające wymogom wynikającym z przepisów Unii Europejskiej z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
7) zawarcie umowy ubezpieczenia, gdy składka roczna nie przekracza równowartości 1500 euro lub składka jednorazowa nie przekracza 3500 euro; w przypadku grupowych umów ubezpieczenia wskazana wartość składek liczona jest w odniesieniu do każdego ubezpieczonego;
8) przystąpienie i uczestnictwo w pracowniczym programie emerytalnym, uczestnictwo w pracowniczym planie kapitałowym, zawarcie umowy i gromadzenie oszczędności na indywidualnym koncie emerytalnym lub indywidualnym koncie zabezpieczenia emerytalnego;
9) oferowanie produktów lub usług w celu zapewnienia odpowiednio zdefiniowanego i ograniczonego dostępu do systemu finansowego klientom mającym ograniczony dostęp do produktów lub usług oferowanych w ramach tego systemu;
10) oferowanie produktów lub usług powiązanych z klientem, w przypadku których ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu jest ograniczane za pomocą innych czynników, w tym jednostek uczestnictwa funduszy inwestycyjnych otwartych lub specjalistycznych funduszy inwestycyjnych otwartych lub określonych rodzajów pieniądza elektronicznego;
11) powiązanie stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnej z państwem członkowskim, państwem trzecim określanym przez wiarygodne źródła jako państwo o niskim poziomie korupcji lub innej działalności przestępczej, c) państwem trzecim, w którym według danych pochodzących z wiarygodnych źródeł obowiązują przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu odpowiadające wymogom wynikającym z przepisów Unii Europejskiej z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
5. O wyższym ryzyku prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu może świadczyć w szczególności:
1) nawiązywanie stosunków gospodarczych w nietypowych okolicznościach;
2) to, że Klient jest prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, których działalność służy do przechowywania aktywów osobistych;
3) to, że Klient jest spółką, w której wydano akcje na okaziciela, której papiery wartościowe nie są dopuszczone do obrotu zorganizowanego, lub spółką, w której prawa z akcji lub udziałów są wykonywane przez podmioty inne niż akcjonariusze lub udziałowcy;
4) to, że Klient jest rezydentem państwa trzeciego wysokiego ryzyka, państwa określanego przez wiarygodne źródła jako państwo o wysokim poziomie korupcji lub innego rodzaju działalności przestępczej, państwa finansującego lub wspierającego popełnianie czynów o charakterze terrorystycznym, lub z którym łączona jest działalność organizacji o charakterze terrorystycznym lub państwa, w stosunku do którego Organizacja Narodów Zjednoczonych lub Unia Europejska podjęły decyzję o nałożeniu sankcji lub szczególnych środków ograniczających;
5) przedmiot prowadzonej przez Klienta działalności gospodarczej obejmujący przeprowadzanie znacznej liczby lub opiewających na wysokie kwoty transakcji gotówkowych;
6) nietypowa lub nadmiernie złożona struktura własnościowa Klienta, biorąc pod uwagę rodzaj i zakres prowadzonej przez niego działalności gospodarczej;
7) korzystanie przez Klienta z usług lub produktów sprzyjających anonimowości lub utrudniających jego identyfikację, w tym z usługi polegającej na tworzeniu dodatkowych numerów rachunków oznaczanych zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 68 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe oraz art. 4a ust. 5 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, powiązanych z posiadanym rachunkiem, w celu ich udostępniania innym podmiotom do identyfikacji płatności lub zleceniodawców tych płatności;
8) nawiązywanie albo utrzymywanie stosunków gospodarczych lub przeprowadzanie transakcji okazjonalnej bez fizycznej obecności Klienta – w przypadku gdy związane z tym wyższe ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu nie zostało ograniczone w inny sposób, w tym przez użycie środków identyfikacji elektronicznej oraz usług zaufania umożliwiających identyfikację elektroniczną w rozumieniu rozporządzenia 910/2014;
9) zlecanie przez nieznane lub niepowiązane z Klientem podmioty trzecie transakcji, których beneficjentem jest Klient;
10) objęcie stosunkami gospodarczymi lub transakcjami nowych produktów lub usług albo oferowanie produktów lub usług przy wykorzystaniu nowych kanałów dystrybucji lub nowych rozwiązań technologicznych;
11) powiązanie stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnej z państwem trzecim wysokiego ryzyka, państwem określanym przez wiarygodne źródła jako państwo o wysokim poziomie korupcji lub innego rodzaju działalności przestępczej, państwem finansującym lub wspierającym popełnianie czynów o charakterze terrorystycznym, lub z którym łączona jest działalność organizacji o charakterze terrorystycznym lub państwem, w stosunku do którego Organizacja Narodów Zjednoczonych lub Unia Europejska podjęły decyzję o nałożeniu sankcji lub szczególnych środków ograniczających;
12) powiązanie stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnej z ropą naftową, bronią, metalami szlachetnymi, produktami tytoniowymi, artefaktami kulturowymi, kością słoniową, gatunkami chronionymi lub innymi przedmiotami o znaczeniu archeologicznym, historycznym, kulturowym i religijnym lub o szczególnej wartości naukowej;
13) powiązanie stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnej z klientem będącym obywatelem państwa trzeciego i ubiegającym się o prawo pobytu lub obywatelstwo w państwie członkowskim w zamian za transfery kapitałowe, nabycie nieruchomości lub obligacji skarbowych lub inwestycje w podmioty o charakterze korporacyjnym w danym państwie członkowskim.
§4 Zasady weryfikacji i aktualizacji Oceny ryzyka
1. Kancelaria weryfikuje, czy rozpoznany czynnik Ryzyka zgodnie z § 3 ust. 1 jest uwzględniony w Ocenie ryzyka.
2. Kancelaria dokumentuje czynność weryfikacji, o której mowa w ust. 1, w formie pisemnej lub elektronicznej.
3. W przypadku, gdy rozpoznane Ryzyko zgodnie z § 3 ust. 1 nie jest uwzględnione w Ocenie ryzyka, Kancelaria dokumentuje tę okoliczność i następnie niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni roboczych od stwierdzenia tej okoliczności, aktualizuje Ocenę ryzyka.
§5 Środki stosowane w celu zarządzania rozpoznanym Ryzykiem
1.Kancelaria stosuje środki w celu właściwego zarządzania rozpoznanym Ryzykiem, określone w ust. 2.
2. Środkami podejmowanymi w celu właściwego zarzadzania rozpoznanym Ryzykiem są:
1) środki bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w § 6 ust. 1, stosowane z uwzględnieniem rozpoznanego Ryzyka;
2) odstąpienie od Relacji z Klientem, w tym podjęcie wszelkich niezbędnych czynności prawnych i faktycznych, w przypadku braku możliwości zastosowania środka bezpieczeństwa finansowego;
3) raportowanie do GIIF w związku z podejrzeniem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
4) weryfikacja i aktualizacja uprzednio dokonanej Oceny ryzyka, zgodnie z § 4.
§6 Zasady postępowania związane z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne
1. Kancelaria przed nawiązaniem Relacji odbiera od Klienta oświadczenie, mające na celu ustalić, czy Klient lub Beneficjent rzeczywisty jest:
1) osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (PEP);
2) członkiem rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne,
3) osobą znaną jako bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne.
2. W przypadku Usługi, przy której Klientem lub jego Beneficjentem rzeczywistym jest osoba, o której mowa w ust. 1, Kancelaria stosuje środki bezpieczeństwa zgodnie z § 7 oraz podejmuje następujące działania:
1) uzyskuje akceptację kadry kierowniczej wyższego szczebla Kancelarii na nawiązanie lub kontynuację Relacji i Usług z Klientem;
2) stosuje odpowiednie środki w celu ustalenia źródła majątku Klienta i źródła pochodzenia Wartości majątkowych pozostających w dyspozycji Klienta w ramach Relacji;
3) intensyfikuje stosowane środki bezpieczeństwa finansowego, o którym mowa w § 7 ust. 1 lit. d.
3. W okresie od dnia zaprzestania zajmowania przez osobę eksponowanego stanowiska politycznego do dnia ustalenia, że nie wiąże się z tą osobą wyższe ryzyko, jednak nie krócej niż przez 12 miesięcy, Kancelaria stosuje wobec takiej osoby środki uwzględniające to Ryzyko.
§7 Zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego
1. Środki bezpieczeństwa finansowego stosowane przez Kancelarię obejmują:
1) identyfikację Klienta oraz weryfikację jego tożsamości, w tym identyfikację osoby upoważnionej do działania w imieniu Klienta oraz weryfikowanie jej tożsamości i umocowania do działania w imieniu Klienta;
2) identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu:
a) weryfikacji jego tożsamości,
b) ustalenia struktury własności i kontroli - w przypadku klienta będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej;
3) ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
4) bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych Klienta, w tym:
a) analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym Klientem,
b) badanie źródła pochodzenia Wartości majątkowych będących w dyspozycji Klienta - w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,
c) zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.
2. W przypadku:
1) nawiązywania stosunków gospodarczych i pierwszego rozpoznawania Ryzyka związanego z Relacjami z bieżącymi Klientami – Kancelaria stosuje środki bezpieczeństwa finansowego określone w ust. 1 pkt 1-3;
2) przeprowadzania transakcji okazjonalnej o równowartości 15 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, lub która stanowi transfer środków pieniężnych na kwotę przekraczającą równowartość 1 000 euro – Kancelaria stosuje wszystkie środki bezpieczeństwa finansowego określone w ust. 1, w tym ponownie stosuje środki bezpieczeństwa finansowego zastosowane wcześniej, weryfikując i aktualizując dane określone w ust. 1 pkt 1-4;
3) przeprowadzania gotówkowej transakcji okazjonalnej o równowartości 10 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane – w przypadku gdy Kancelaria przyjmuje lub dokonuje płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane – Kancelaria stosuje wszystkie środki bezpieczeństwa finansowego określone ust. 1, w tym ponownie stosuje środki bezpieczeństwa finansowego zastosowane wcześniej, weryfikując i aktualizując dane określone w ust. 1 pkt 1-4;
4) odbioru wygranych o równowartości 2 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane – w przypadku gdy Kancelaria prowadzi działalność podlegającą przepisom ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych, w szczególności w zakresie loterii promocyjnych – Kancelaria stosuje wszystkie środki bezpieczeństwa finansowego określone ust. 1, w tym ponownie stosuje środki bezpieczeństwa finansowego zastosowane wcześniej, weryfikując i aktualizując dane określone w ust. 1 pkt 1-4;
5) podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu – Kancelaria stosuje wszystkie środki bezpieczeństwa finansowego określone ust. 1, w tym ponownie stosuje środki bezpieczeństwa finansowego zastosowane wcześniej, weryfikując i aktualizując dane określone w ust. 1 pkt 1-4;
6) wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta – Kancelaria stosuje wszystkie środki bezpieczeństwa finansowe określone ust. 1, w tym ponownie stosuje środki bezpieczeństwa finansowego zastosowane wcześniej, weryfikując i aktualizując dane określone w ust. 1 pkt 1-4;
7) rozpoznanego Ryzyka w odniesieniu do Klientów, z którymi Kancelaria utrzymuje Relacje i stosunki gospodarcze, w szczególności gdy doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych – Kancelaria stosuje wszystkie środki bezpieczeństwa finansowego określone ust. 1 pkt 1, w tym ponownie stosuje środki bezpieczeństwa finansowego zastosowane wcześniej, weryfikując i aktualizując dane określone w ust. 1. pkt 1-4.
3. Kancelaria, w zakresie środka bezpieczeństwa finansowego określonego w:
1) ust. 1 pkt 1-3 – stosuje odpowiednio formularze zawarte w Załącznikach do niniejszej Procedury;
2) ust. 1 pkt 4 – stosuje formularz stanowiący Załącznik do niniejszej Procedury.
4. Kancelaria:
1) prowadzi bieżącą analizę przeprowadzanych transakcji;
2) dokumentuje zastosowane środki bezpieczeństwa finansowego oraz wyniki bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji, w formie pisemnej lub elektronicznej.
5. W przypadku ujawnienia transakcji nietypowych, nienaturalnie złożonych oraz opiewających na wysokie kwoty, które wydają się nie mieć uzasadnienia prawnego lub gospodarczego, Kancelaria:
1) podejmuje działania w celu wyjaśnienia okoliczności, w jakich przeprowadzono te transakcje;
2) intensyfikuje stosowanie środka bezpieczeństwa finansowego, o którym mowa w ust. 1 pkt 4.
§8 Zasady przechowywania dokumentów oraz informacji
1. Kancelaria przechowuje następującą dokumentację:
1) kopie dokumentów i informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego – przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono Usługę lub Transakcję okazjonalną;
2) dowody potwierdzające przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji, obejmujące oryginalne dokumenty lub kopie dokumentów konieczne do identyfikacji transakcji – przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono Usługę lub Transakcję okazjonalną;
3) wyniki bieżących analiz przeprowadzanych transakcji – przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku ich przeprowadzenia.
2. Kancelaria przechowuje dokumentację wskazaną w ust, 1 formie dokumentacji papierowej lub elektronicznej, stosując środki mające na celu zapewnienie poufności, tajemnicy i bezpieczeństwa przechowywanej dokumentacji, w tym zapewniającej ochronę przed nieuprawnionym dostępem, w oparciu o zastosowane zasady przyjętej Polityki Ochrony Danych Osobowych.
3. W przypadku likwidacji, połączenia, podziału lub przekształcenia Biura rachunkowego, do przechowywania dokumentacji stosuje się przepisy art. 76 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
§9 Zasady raportowania do GIIF o transakcjach
1. Kancelaria informuje GIIF o:
1) przyjętej wpłacie środków pieniężnych w formie gotówki o równowartości przekraczającej 15 000 euro;
2) dokonanej wypłacie środków pieniężnych w formie gotówki o równowartości przekraczającej 15 000 euro;
3) przeprowadzonej transakcji kupna wartości dewizowych, której równowartość przekracza 15 000 euro;
4) przeprowadzonej transakcji sprzedaży wartości dewizowych, której równowartość przekracza 15 000 euro,
5) pośredniczeniu w przeprowadzeniu kupna lub sprzedaży wartości dewizowych, której równowartość przekracza 15 000 euro.
2. Kancelaria informuje GIIF o zdarzeniach określonych w ust. 1 w terminie 7 dni od dnia:
1) przyjęcia wpłaty lub dokonania wypłaty środków pieniężnych – w przypadkach określonych w ust. 1 pkt 1 i 2;
2) przeprowadzenia albo pośredniczenia w przeprowadzeniu transakcji kupna lub sprzedaży wartości dewizowych – w przypadkach określonych w ust. 1 pkt 3-5.
3. Kancelaria zawiadamia GIIF o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia podejrzenia popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
4. Kancelaria niezwłocznie zawiadamia GIIF o przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub określone Wartości majątkowe mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.
5. Kancelaria niezwłocznie zawiadamia GIIF o przeprowadzeniu transakcji, o której mowa w ust. 4, w przypadku gdy przekazanie zawiadomienia było niemożliwe przed jej przeprowadzeniem. W zawiadomieniu instytucja obowiązana uzasadnia przyczyny wcześniejszego nieprzekazania zawiadomienia oraz przekazuje pozostające w jej posiadaniu informacje potwierdzające powzięcie podejrzenia, że określona transakcja lub określone Wartości majątkowe mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.
6. W przypadku gdy Kancelaria po raz pierwszy realizuje obowiązek raportowania do GIIF określony w ust. 1-4, wówczas przekazuje do GIIF formularz identyfikujący instytucję obowiązaną.
7. Przekazywanie informacji i formularza identyfikującego, o których mowa w ust. 1-5, następuje zgodnie z przepisami ustawy AML i przepisami wykonawczymi do tej ustawy.
8. Do przeliczenia kwot wyrażonych w euro w ust. 1 stosuje się średni kurs waluty ogłoszony przez NBP, obowiązujący w dniu przeprowadzania transakcji albo w dniu zlecenia jej przeprowadzenia.
§10 Zasady zawiadamiania prokuratury
1. Kancelaria niezwłocznie zawiadamia właściwej prokuratury o przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że Wartości majątkowe będące przedmiotem transakcji lub zgromadzone na rachunku:
1) pochodzą z przestępstwa innego niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
2) mają związek z przestępstwem innym niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
3) pochodzą z przestępstwa skarbowego;
4) mają związek z przestępstwem skarbowym.
2. Kancelaria niezwłocznie zawiadamia właściwej prokuratury o przeprowadzeniu transakcji, o której mowa w ust. 1, w przypadku gdy przekazanie zawiadomienia o tej transakcji było niemożliwe przed jej przeprowadzeniem. W zawiadomieniu Kancelaria uzasadnia przyczyny wcześniejszego nieprzekazania zawiadomienia oraz przekazuje pozostające w jej posiadaniu informacje potwierdzające powzięcie podejrzenia, że wartości majątkowe będące przedmiotem transakcji lub zgromadzone na rachunku pochodzą z przestępstwa innego niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub z przestępstwa skarbowego albo mają związek z przestępstwem innym niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub z przestępstwem skarbowym.
3. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1 i 2, składa się w formie pisemnej.
4. Wzór zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1 i 2, zawiera Załącznik nr 11 do niniejszej procedury.
§11 Zasady upowszechniania wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
1. Kancelaria zapewnia pracownikom oraz innych osobom, które uczestniczą w Relacjach, udział raz na osiemnaście miesięcy w szkoleniach dotyczących przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w celu zapewnienia im aktualnej wiedzy w zakresie realizacji obowiązków Kancelarii w tym obszarze.
2. Pracownicy, inne osoby, które uczestniczą lub będą uczestniczyć w Relacjach z Klientami, w tym osoby podejmujące współpracę z Kancelarią, zobowiązane są do brania czynnego i aktywnego udziału w szkoleniach dotyczących przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w celu zapewnienia im aktualnej wiedzy w zakresie realizacji obowiązków Kancelarii w tym obszarze. Osoby podejmujące współpracę z Kancelarią przystępują do tego szkolenia przed przystąpieniem do zadań związanych z uczestnictwem w Relacji. Postanowienia ust. 7 mają zastosowanie.
3. Szkolenia, o których mowa w ust. 1 i 2, będą mieć formę zaproponowaną przez jednostkę, w szczególności mogą to być:
1) szkolenia stacjonarne;
2) szkolenia online;
3) szkolenia offline;
4) szkolenia w formie wideoszkoleń.
4. W celu realizacji postanowień ust. 1 i 2, Kancelaria udostępnia Pracownikom oraz innym osobom, które uczestniczą w Relacjach, szkolenie offline pt. „xx” wraz z materiałami szkoleniowymi.
5. Udostępnienie szkolenia i materiałów wskazanych w ust. 4 następuje na okres czasu, w którym zachowują swoją aktualność i zgodność z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Kancelaria raz w roku analizuje i weryfikuje ich aktualność i zgodność z obowiązującym stanem prawnym.
6. Udostępnione szkolenie i materiały znajdują się na dysku wewnętrznym Kancelarii w Bazie Wiedzy. Dostęp do szkolenia wymaga podania indywidualnego loginu i hasła.
7. W przypadku uczestniczenia pracowników oraz innych osób, które uczestniczą w Relacjach, w szkoleniach z przedmiotowego zakresu poza formami zapewnionymi przez Kancelarię i przedłożeniu stosownego certyfikatu, Kancelaria dopuszcza zwolnienie tych osób z obowiązku, o którym mowa w ust. 1 i 2.
§12 Zasady zgłaszania naruszeń przepisów, w tym anonimowego zgłaszania
1. Pracownik Kancelarii lub inna osoba uczestnicząca w Relacjach może zgłosić:
1) rzeczywiste naruszenie przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, podając dane umożliwiające identyfikację osoby zgłaszającej;
2) potencjalne naruszenie przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, podając dane umożliwiające identyfikację osoby zgłaszającej;
3) rzeczywiste naruszenie przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bez podawania danych umożliwiających identyfikację osoby zgłaszającej (anonimowo);
4) potencjalnie naruszenie przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bez podawania danych umożliwiających identyfikację osoby zgłaszającej (anonimowo).
2. Osobą odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń, o których mowa w ust. 1 jest osoba, o której mowa w § 13 ust. 1 pkt 3.
3. Zgłoszenia są dokonywane w formie elektronicznej za pośrednictwem:
1) formularza znajdującego się w wewnętrznych systemach obsługi klienta.
2) zgłoszenia mailowego na adres:
3) skrzynki zgłoszeń należącej wyłącznie do Kancelarii, znajdującej się przy wejściu do Kancelarii, tj. ul. Tadeusza Kościuszki 1, 34-500 Zakopane;
4) listownie;
5) bezpośredniego, osobistego zgłoszenia do osoby, o której mowa w § 13 ust. 1 pkt 3.
4. Kancelaria organizuje warunki do łatwego, szybkiego i anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w szczególności zapewniając, że:
1) formularz online umożliwia zgłoszenie również anonimowo za pomocą
2) zgłoszenie mailowe, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, umożliwia wysłanie anonimowego (niepodpisanego i gwarantującego nie śledzenie) zgłoszenia;
3) skrzynka zgłoszeń znajduje się poza obszarem monitoringu kamer Kancelarii, którego przeznaczenie pozwala dokonać anonimowego zgłoszenia, w szczególności nie łączy się wyłącznie lub głównie z funkcją dokonywania zgłoszeń, o których mowa w ust. 1 i nie jest zajmowane w sposób stały przez pracowników lub inne osoby;
4) droga listowna, o której mowa w ust. 3 pkt 4 umożliwia przesłanie anonimowego i niepodpisanego (niemożliwego do identyfikacji) zgłoszenia;
5) do informacji nadesłanych za pośrednictwem sposobów, o których mowa w ust. 3, ma wyłącznie osoba, o której mowa w § 13 ust. 1 pkt 3.
5. Kancelaria zapewnia ochronę pracownika lub innej osoby dokonującego zgłoszenia przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania w ten sposób, że:
1) tego rodzaju działanie podejmowane przez pracownika Kancelarii wobec innego pracownika lub innej osoby dokonującej zgłoszenia traktuje się jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych w rozumieniu przepisów prawa pracy;
2) tego rodzaju działanie podejmowane przez osobę zatrudnioną przez Kancelaria na innej podstawie niż umowa o pracę wobec jego pracownika lub innej osoby dokonującej zgłoszenia traktuje się jako ciężkie naruszenie wykonywania umowy;
3) zgłaszanie przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu nie stanowi przesłanki do pogorszenia ich warunków pracy i płacy;
4) przeprowadza się raz w roku spotkanie informacyjne dla pracowników oraz innych osób zatrudnionych przez Kancelarię, na którym podkreśla uwagę, z jaką Kancelaria podchodzi do możliwości zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) umożliwia się pracownikom oraz innych osobom zatrudnionym przez Kancelarię złożenie skargi na działania, o których mowa na wstępie niniejszego ustępu, bezpośrednio do osoby, o której mowa w § 13 ust. 1 pkt 3.
6. Kancelaria chroni dane osobowe pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z odrębnymi przepisami o ochronie danych osobowych.
7. Kancelaria zawiera z pracownikami oraz innymi osobami, które są zatrudnione przez Kancelarię, umowę, w której:
1) zobowiązuje te osoby do zachowania w poufności tożsamość osób, o których mowa w ust. 6, w przypadku ujawnienia tożsamości osób lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia;
2) informuje, że ujawnienie tożsamości osób, o których mowa w ust. 6, w przypadku ujawnienia tożsamości osób lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia, stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych w rozumieniu przepisów prawa pracy lub inne ciężkie naruszenie wykonywania umowy;
3) ponadto informuje, iż ujawnienie tożsamości osób, o których mowa w ust. 6, w przypadku ujawnienia tożsamości osób lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia, stanowi przestępstwo obarczone rygorem karnym oraz delikt cywilny, zagrożony rygorem odszkodowawczym.
8. Po otrzymaniu informacji, osoba, o której mowa w ust. 2 niezwłocznie podejmuje adekwatne do istoty i skali naruszenia działania następcze mające na celu przeciwdziałanie dalszemu naruszaniu przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu lub ograniczenie skutków tego naruszenia poprzez – w zależności od okoliczności:
1) realizację obowiązków określonych przepisami prawa wynikających z naruszenia przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w tym obowiązków określonych w § 9 i § 10 niniejszej Procedury.
2) weryfikację i aktualizację niniejszej procedury w celu wyeliminowania w przyszłości podobnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
3) pociągnięcie do odpowiedzialności osób odpowiedzialnych za naruszenie przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, jak i niniejszej procedury;
4) zlecenie doraźnej kontroli, o której mowa w § XIII ust. 5 pkt 2;
9. W ciągu 30 dni po zakończeniu działań następczych, Kancelaria usuwa dane osobowe zawarte w zgłoszeniach stanowiących podstawę wszczęcia tych działań.
§13 Osoby wyznaczone
1. Kancelaria wyznacza:
1) osobę odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie AML w osobie: Monika i Jacek Iwaniec;
2) osobę odpowiedzialną za wdrażanie obowiązków określonych w ustawie o AML w osobie: Monika i Jacek Iwaniec;
3) odpowiedzialnego za:
a) zapewnienie zgodności działalności Kancelarii oraz jego pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz Kancelarii z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
b) zapewnienie zgodności działalności Kancelarii oraz jej pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz tej Kancelarii z zasadami postępowania określonymi w niniejszej procedurze,
c) odbieranie zgłoszeń, o których mowa w § 12,
d) przekazywanie w imieniu Kancelarii zawiadomień, o których mowa w art. 74 ust. 1, art. 86 ust. 1, art. 89 ust. 1 i art. 90 Ustawy AML.
- w osobie: Monika Iwaniec.
2. Wzór uchwały o wyznaczeniu osób, o których mowa w ust. 1, zawiera Załącznik do niniejszej Procedury.
3. Osoba, o której mowa w ust. 1 pkt 1, akceptuje niniejszą Procedurę przed jej wprowadzeniem do stosowania.
4. Wzór akceptacji, o której mowa w ust. 3, zawiera Załącznik do niniejszej Procedury.
5. Osoba, o której mowa w ust. 1 pkt 3:
1) przeprowadza raz w roku kalendarzowym kontrolę zgodności działalności Kancelarii z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w niniejszej procedurze;
2) może przeprowadzić doraźną kontrolę zgodności działalności Kancelarii z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w niniejszej procedurze, w szczególności w przypadku zgłoszenia rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu zgodnie z § 12.
6. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół utrwalonym w formie pisemnej lub elektronicznej.
§14 Postanowienia końcowe
1. Kancelaria ogłasza niniejszą Procedurę pracownikom oraz innym osobom uczestniczącym w Relacjach w sposób zwyczajowo przyjęty.
2. W przypadku zmiany niniejszej Procedury Kancelaria ogłasza jej ujednolicony tekst, ze wskazaniem zmienionych postanowień, pracownikom oraz innym osobom uczestniczącym w Relacjach w sposób zwyczajowo przyjęty.
3. Pracownicy oraz inne osoby uczestniczące w Relacjach mają obowiązek stosować niniejszą Procedurę.
4. Kancelaria odbiera od pracowników oraz innych osób uczestniczących w Relacjach oświadczenie o zapoznaniu się z niniejszą Procedurą.
5. Postanowienia ust. 4 stosuje się w przypadku każdej zmiany niniejszej Procedury.
6. Wzór oświadczenia, o którym w ust. 4, zawiera Załącznik do niniejszej Procedury.
7. Brak stosowania niniejszej procedury stanowi:
1) ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych w rozumieniu przepisów prawa pracy,
2) ciężkie naruszenie innych zobowiązań umownych,
3) naruszenie Ustawy AML i innych kodeksów w zakresie przepisów karnych.
8. W zakresie nieuregulowanym niniejszą procedurą stosuje się przepisy ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
9. Niniejsza Procedura w powyższym brzmieniu wchodzi w życie z dniem 31.07.2021 r. i zastępuje dotychczas obowiązującą Procedurę przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
§15 Załączniki
1. Do niniejszej Procedury, jako jej integralną i nierozłączną część, załącza się załączniki
2. Załączniki stanowią dokumenty wewnętrzne, w tym zawierające dane poufne (m. in. handlowe, organizacyjne i stanowiące know-how) Kancelarii i nie są przeznaczone do ich upubliczniania